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Wissen ist Macht, wenn ihr es teilt.

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Mit dem apocollect Wiki hinterlegt ihr strukturiert eure Notizen, Protokolle, Planungen und sogar QM-Dokumente. Neben der Ordnerstruktur könnt ihr die Artikel auch thematisch über #Etiketten gliedern und wie bei Wikipedia sogar quervernetzen.

Das Resultat: Ihr schafft euch einen zentralen Wissenspeicher, der immer aktuell ist und den ihr immer griffbereit habt.

Das Nachschlagewerk für eure Apotheke. Immer aktuell.

Wenn Du heute zuhause etwas nachschlagen möchtest holst Du Dir nicht mehr den Brockhaus aus dem Schrank. Der Informationsstrom ist heute viel zu schnell, um mit starren Papiersammlungen darauf zu reagieren.

Nutzt daher ab sofort die Flexibilität eines Wikis, angepasst auf die Bedürfnisse in eurer Apotheke. Kein Blättern mehr in verschiedenen Ordnern, sondern alle Dokumente zentral an einem Ort und blitzschnell zu aktualisieren. Sogar Filialverbünde können ihr Wissen leicht miteinander teilen.

Als Folge finden alle Mitarbeiter schneller die benötigten Informationen, müssen weniger Fragen stellen und fühlen sich deutlich sicherer.

Minimaler Aufwand. Maximale Reichweite.

Gedruckte Infos sind schnell überholt und dann nur mühsam zu aktualisieren. Es erfordert schon viel Zeit und Energie, um ein gedrucktes Dokument auszuheften, das passende Word-Dokument auf dem PC zu suchen und Änderungen einzugeben, dann wieder zu drucken und abzuheften - und dann das ganze Team darüber zu informieren. Dadurch werden viele Änderungen häufig gar nicht oder nur sehr spät durchgeführt. Die Folge sind veraltete Dokumente und wachsende Ordnerwände, die kein Mitarbeiter mehr durchblickt.

Im apocollect Wiki findet ihr den passenden Artikel über die Volltextsuche und aktualisiert ihn auf Knopfdruck. Alle Empfänger werden automatisch benachrichtigt.

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Artikel für jede Idee

Ein Wiki-Artikel ist ein unbegrenzt langer Beitrag, in den ihr Text und Bilder einfügen könnt, wie in einem Word-Dokument. Dadurch eignet es sich hervorragend für Prozessbeschreibungen, Dokumentationen, Protokolle, Sammlungen, aber auch einfach für kurze Notizen und sogar QM-Artikel.

Die Erstellung geht genauso einfach wie bei einem Beitrag im Journal und kann daher von jedem Mitarbeiter übernommen werden.

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Klare Übersicht

Durch die Formatierungsmöglichkeiten schafft ihr ganz einfach gut strukturierte Einträge. Dabei stehen nur die wichtigsten Funktionen bereit, sodass jeder Artikel übersichtlich bleibt und alle Mitarbeiter intuitiv damit arbeiten können. Erstellt Listen, teilt Abschnitte durch Trennstriche voneinander und verlinkt URLs zu externen Webseiten. Ihr könnt sogar Bilder direkt im Textfluss einbetten.

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Springt zur richtigen Stelle

Gerade bei längeren Artikeln ist es wichtig, dass ihr schnell die passende Textstelle wiederfindet. Wenn ihr daher Überschriften im Text verwendet, erstellt apocollect daraus automatisch ein Inhaltsverzeichnis. Jeder Gliederungspunkt ist ein Link: Klickt ihn an und ihr scrollt sofort zum richtigen Abschnitt.

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Fügt Bilder, Dateien und Videos hinzu

Bilder könnt ihr direkt im passenden Textabschnitt einfügen, um eure Beschreibung zu unterstützen. Wenn ihr weitere Dateien und Protokolle, Bilder oder sogar Videos zum Artikel hinterlegen möchtet, könnt ihr diese als Anhang anfügen. Dadurch habt ihr alle passenden Unterlagen zum Thema an einer Stelle gebündelt.

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Ordnung muss sein

Wiki-Artikel werden über die Suche schnell gefunden und können auch untereinander verlinkt werden. Für ein geordnetes System könnt ihr alle Artikel dazu in einer digitalen Ordnerstruktur ablegen. Erstellt auch private Ordner für persönliche Notizen oder Entwürfe, die nur ihr sehen könnt.

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Organisiert euch mit Etiketten

Mit Etiketten bringt ihr eure interne Organisation von Informationen auf ein neues Level. Etiketten ergänzen die Ordnerstruktur und kennzeichnen Artikel thematisch.

Ihr wollte alle Artikel zur Einarbeitung für neue Mitarbeiter? Klickt auf #onboarding und ihr habt alle passenden Inhalte auf einen Blick. Oder ihr bereitet eine Revision vor? Wählt #revision und seht alle Dokumente, egal ob sie im Ordner Datenschutz, Labor oder Lager gespeichert sind.

Etiketten können von euch frei erstellt und verwaltet werden.

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Lese- und Schreibzugriff

Entscheidet bei jedem Artikel, wer darauf Zugriff hat. Über die flexibile Empfängerauswahl könnt ihr einzelne Mitarbeiter, Berufe, Filialen oder individuelle Arbeitsgruppen zuweisen. Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt hat auch er dann sofort Zugriff auf alle relevanten Dokumente.

Ihr könnt festlegen, wer den Artikel mit euch gemeinsam bearbeiten und wer nur lesen darf.

Wenn ihr niemanden auswählt, könnt nur ihr alleine den Artikel sehen. Das ist praktisch für persönliche Notizen oder Entwürfe, die ihr noch nicht mit allen teilen möchtet.

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Zentrale Suche

Das ganze Wiki ist im Volltext durchsuchbar, sodass ihr immer schnell die passende Information zur Hand habt.

PDF Export

Exportiert den Wiki-Artikel als PDF mit eurem eigenen Logo, falls ihr doch mal was aushängen wollt.

Ja, es haben alle mitbekommen.

Im Alltag dauert es häufig lange, bis alle Mitarbeiter Änderungen mitbekommen haben. Gerade bei vielen Kolleginnen in Teilzeit hat man erst spät Gewissheit, ob es nun auch jeder gesehen hat.

Wenn ihr in apocollect einen Wiki-Artikel erstellt oder aktualisiert, bekommen alle Empfänger automatisch einen Hinweis: Auf Wunsch per Push in der App oder auch per E-Mail. Auch auf dem Dashboard werden Änderungen für alle prominent angezeigt.

Dadurch habt ihr nach dem Speichern den Kopf frei und braucht euch keine Gedanken mehr um die Verteilung zu machen!

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Die ganze Apotheke in der Kitteltasche.

Ihr könnt alle Wiki-Artikel auch über euer Smartphone oder Tablet aufrufen, direkt in der apocollect App. Das ist praktisch, um eine Arbeitsanweisung im Labor zu lesen, eine Checkliste im Lager zu öffnen und um bei der Altenheim-Begehung ein Formblatt herunterzuladen.

Wenn ihr euer QMS im Wiki führt, könnt ihr über die App sogar Artikeländerungen freigeben.

Das Wiki ist zusammen mit dem Journal, dem Chat, den Aufgaben und dem Kalender in einer App und kann so sehr einfach von allen Mitarbeitern verwendet werden.

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Euer QMS genau dort,wo ihr es braucht

Ein QMS macht nur dann Sinn, wenn es euer Team auch kennt und umsetzt. Häufig verstauben Handbücher aber im Büroschrank, und werden nur zur jährlichen Rezertifizierung herausgeholt.

Wer sein QM als Wiki führt weiß: Es gibt nichts intuitiveres! Alle Mitarbeiter finden sich sofort zurecht, Änderungen sind schnell eingereicht und das Wissen steht jederzeit auf Abruf bereit.

Über die WikiLinks könnt ihr direkt aus den Aufgaben und aus dem Kalender auf die zugehörigen QM-Dokumente verweisen, sodass immer mit den aktuellen Anweisungen gearbeitet wird. Über eine Ankündigung im Journal könnt ihr euch Änderungen außerdem digital abzeichnen lassen.

Digitale Freigabe

Alle Mitarbeiter mit Schreibzugriff können Änderungen am QM-Artikel vornehmen und einreichen. Anders als bei normalen Notizen müssen Änderungen im QMS aber vorher von der verantwortlichen Person - meistens dem Inhaber - freigegeben werden. Bis dahin sieht das restliche Team noch das vorherige Dokument, aber bereits mit dem Hinweis auf die aktuelle Überarbeitung.

Wenn die Änderung so passt, könnt ihr sie mit einem Klick freigeben - das geht vom PC und sogar über die App. Alle Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt, und der bisherige Artikel wird als PDF archiviert.

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Erinnerst Du Dich...?

Früher war alles besser? Das kannst Du bei Wiki-Artikeln ganz einfach nachsehen. Wenn Du eine Änderung speicherst, wird die vorherige Version als PDF archiviert und ist jederzeit wieder abrufbar.

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Auto-Versionierung

Wenn Du einen QM-Artikel speicherst, kannst Du eine kurze Notiz hinzufügen und auswählen, ob Du eine kleine, mittlere oder umfassende Änderung vorgenommen hast. Dadurch erhöht sich automatisch die Versionsnummer des Artikels.

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Maximale Sicherheit ist immer inklusive.

So einfach wie WhatsApp...

apocollect ist so einfach zu verwenden, dass es das ganze Team verwenden kann. Jede Funktion ist dort, wo ihr sie erwartet. Das macht es euch einfach, apocollect als zentrale Wissensplattform zu etablieren.

...und so sicher wie Fort Knox

Jede Apotheke nutzt eine eigene isolierte und verschlüsselte Datenbank - für höchste Sicherheit. Die Daten werden mehrfach täglich und ausschließlich auf deutschen Servern gesichert.

Überall dort, wo ihr es braucht

apocollect kann als App auf dem Handy oder Tablet installiert werden, wordurch der Austausch schneller und mobiler wird. Auch Fotos können schnell ausgetauscht werden.

Mit dem apocollect PIN-Login sind alle Mitarbeiter genauso schnell an jedem Computer ein- und wieder ausgeloggt, so einfach wie in der Wartenwirtschaft. Und zwar auch dann, wenn ihr euch den PC mit allen anderen Kollegen teilt.

Optional könnt ihr mit dem apocollect Dashboard die neuesten Aktualisierungen, die heutigen Aufgaben und mehr direkt im Vorbeigehen sehen, ohne dass ihr euch dazu einloggen müsst. Durch diese Live-Informationszentrale bleibt es übersichtlich, selbst an den stressigsten Tagen.

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