Einsatzplanung

Für maximale Planungssicherheit

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Mit der apocollect Einsatzplanung erstellen Apotheken ihre Arbeitspläne einfach, teilautomatisiert und rechtlich sicher. Mitarbeiter haben ihre Arbeitszeiten über PC + App jederzeit griffbereit und werden bei Änderungen benachrichtigt.

Das Resultat: Ihr verliert ab sofort keine (Arbeits-) Zeit mehr.

Ihr seid bereits apocollect Kunde? Hier gibts Infos zum Upgrade >

Die Arbeitszeiten ändern sich.

Nicht nur der Gesetzgeber verlangt heute eine nachvollziehbare Dokumentation der Mitarbeiter-Einsatzpläne. Auch eure Mitarbeiter selbst wünschen sich eine transparente Übersicht über ihre Arbeitszeiten, Überstunden und das eigene Urlaubskonto.

Mit der apocollect Einsatzplanung werdet ihr all diesen Anforderungen mühelos gerecht und spart dabei dutzende nervige Planungsstunden ein. Durch die minimale Einarbeitszeit könnt ihr schnell starten.

Weit weg, aber nah dran.

Die aufgeräumte Planeransicht ist eure Zentrale für die Planung der Arbeitsschichten. Durch die farbigen Balken erkennt ihr auf den ersten Blick, welche Mitarbeiter diese Woche arbeiten und wo vielleicht noch jemand fehlt. Auch wenn ihr in einem Filialverbund arbeitet, seht ihr genau, wo der Mitarbeiter gerade steckt.

Gleichzeitig könnt ihr in der gleichen Ansicht die genauen Anfangs- und Endzeiten erkennen, und braucht nicht in eine andere Ansicht umschalten. Das spart euch in der Planung viel Zeit.

Darstellung

Genauso schnell wie eure Pläne.

Mit dem Schichteneditor könnt ihr Arbeitszeiten schnell planen und wieder anpassen. Die Pläne werden überall live aktualisiert. Die Zeiten, in denen sich eure Arbeitspläne schneller ändern als das Papier, auf dem sie gedruckt sind, sind damit vorbei.

Die Startzeit der Pause könnt ihr genau hinterlegen oder auch freilassen, wenn sich euer Team flexibel untereinander absprechen möchte. Zu jeder Schicht könnt ihr außerdem eine kurze Notiz hinzufügen.

Wenn der Mitarbeiter am gleichen Tag noch in einer anderen Filiale arbeitet, eine Fortbildung besucht oder einen Notdienst leistet, könnt ihr im gleichen Fenster weitere Schichten hinzufügen.

Schichtplanung

Was ist eure Zeit wert?

Ihr könnt in apocollect verschiedene Tätigkeitsarten hinterlegen und vollständig frei konfigurieren. Legt jeweils fest, mit welchem Faktor die Stunden gutgeschrieben werden sollen. So könnt ihr z. B. Notdienst-Stunden automatisch doppelt berechnen lassen.

Tätigkeiten

Immer am Ort des Geschehens.

Mit den frei konfigurierbaren Bereichen könnt ihr optional innerhalb einer Apotheke genau kennzeichnen, wo der Mitarbeiter eingesetzt wird. Klassische Bereiche sind z. B. Labor, Lager oder HV. Wenn ihr es genauer wollt, könnt ihr z. B. auch die einzelnen Kassen zuweisen.

Bereiche

Stellt um auf Autopilot.

Die meisten Mitarbeiter haben feste Arbeitspläne, häufig mit wechselnden Wochen. Wenn ihr diese Standardpläne 1x in apocollect hinterlegt, plant apocollect den Arbeitsplan automatisch. Das spart euch 90% der Planungszeit. Ihr braucht dann nur noch die Abweichungen von Woche zu Woche einzutragen, die sich durch Krankheitsfälle oder Urlaube ergeben.

Ach ja: Arbeiten müsst ihr leider auch noch selbst.

Standardplan

It’s showtime

Während ihr noch plant, hat das restliche Team noch keinen Zugriff auf die Pläne. Wenn ihr soweit seid, könnt ihr den Plan freigeben. Euer Team wird automatisch benachrichtigt, und jeder sieht sofort seinen Arbeitsplan.

Dabei könnt ihr wählen, ob ihr den Plan für die nächsten Wochen freigebt, oder vielleicht auch eine kurze Zeitinsel in der Zukunft. Dadurch könnt ihr eurem Team bei Terminen, die besonders wichtig sind, maximale Planungssicherheit bieten, z. B. für die nächsten Ferien oder die Weihnachtstage.

Freigabe

Benachrichtungen

Wenn ihr einen Plan ändert, der bereits freigegeben wurde, wird der Mitarbeiter automatisch benachrichtigt. Der Mitarbeiter sieht die Änderung sofort in seiner App, ohne dass ihr neue Ausdrucke verteilen müsst.

Benachrichtigungen

Berechtigungen

Holt euch Unterstützung und gebt weiteren Mitarbeitern die Berechtigung, die Arbeitspläne zu editieren. Dabei könnt ihr festlegen, ob sie nur für einzelne Mitarbeiter, eine einzelne Filiale oder den ganzen Verbund planen dürfen.

Berechtigungen

Jede Stunde zählt.

Die Stunden- und Urlaubskonten werden von apocollect automatisch berechnet + dokumentiert, und sind jederzeit auch für den Mitarbeiter einsehbar. Das bedeutet maximale Zeitersparnis und Transparenz, denn alles bleibt klar nachvollziehbar. Die Feiertage für eure Region sind in apocollect bereits hinterlegt, und werden bei der Planung automatisch berücksichtigt.

Legt für jede Abwesenheit (z. B. Krankheiten) einmal fest, nach welchem Modell Stunden gutgeschrieben werden sollen, und apocollect berücksichtigt es automatisch.

Berechnungen

Zugriff über das Handy

Mitarbeiter sehen ihre Arbeitszeiten direkt im apocollect Kalender, wo sie auch ihre übrigen Arbeitstermine eintragen. Das ist praktisch, denn man sieht alles auf einen Blick. Damit haben sie den Plan sogar in der App dabei, und zwar immer die aktuelle Version.

Kalender abonnieren

Ihr könnt euren Plan auch direkt mit eurem iPhone- / Handy-Kalender abonnieren, wo ihr eure privaten Termine eintragt. Wenn ihr euch verabredet, seht ihr dann auf einen Blick, ob das euer freier Samstag ist oder ob ihr Donnerstag länger bleiben müsst.

Coming soon: Zeiterfassung

Ab Anfang 2023 können sich eure Mitarbeiter in apocollect auch digital ein- und ausstempeln. Damit erreicht ihr eine minutengenaue Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeiten.

Ihr oder andere berechtigte Planer sehen die gestempelten Zeiten und können diese akzeptieren. Weicht ein Mitarbeiter stark von der geplanten Zeit ab, seht ihr das auf einen Blick und könnt Rücksprache halten.

Verfügbar im 1. Quartal 2023
BONUS: Bei Buchung des Einsatzplaners bis 15.12.2022 erhaltet ihr das Upgrade zur Zeiterfassung dauerhaft kostenlos!

Maximale Sicherheit ist immer inklusive.

So einfach wie WhatsApp...

apocollect ist so einfach zu verwenden, dass es das ganze Team verwenden kann. Jede Funktion ist dort, wo ihr sie erwartet. Das macht es euch einfach, apocollect als zentrale Wissensplattform zu etablieren.

...und so sicher wie Fort Knox

Jede Apotheke nutzt eine eigene isolierte und verschlüsselte Datenbank - für höchste Sicherheit. Die Daten werden mehrfach täglich und ausschließlich auf deutschen Servern gesichert.

Überall dort, wo ihr es braucht

apocollect kann als App auf dem Handy oder Tablet installiert werden, wordurch der Austausch schneller und mobiler wird. Auch Fotos können schnell ausgetauscht werden.

Mit dem apocollect PIN-Login sind alle Mitarbeiter genauso schnell an jedem Computer ein- und wieder ausgeloggt, so einfach wie in der Wartenwirtschaft. Und zwar auch dann, wenn ihr euch den PC mit allen anderen Kollegen teilt.

Optional könnt ihr mit dem apocollect Dashboard die neuesten Aktualisierungen, die heutigen Aufgaben und mehr direkt im Vorbeigehen sehen, ohne dass ihr euch dazu einloggen müsst. Durch diese Live-Informationszentrale bleibt es übersichtlich, selbst an den stressigsten Tagen.

everywhere
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