Arbeitet besser zusammen.
Arbeitet besser zusammen.
Mit dem apocollect Duo aus Live-Pinnwand + Chat habt ihr ab immer alle Infos und die Updates dazu im Blick. Die Folge: Eine glasklare Übersicht für euer ganzes Team, mit der ihr viele Wochenstunden spart durch schnelles Verteilen + Wiederauffinden, dutzende gesparte Rückfragen und weniger Fehler.
Das Journal:
Eurer digitaler Treffpunkt
Wir erleben seit Jahren eine massive Beschleunigung aller Prozesse, mit der wir im Team klarkommen müssen. Informationen treffen in kürzeren Abständen auf uns ein und sind gleichzeitig komplexer als früher.
Mit dem apocollect Journal schafft ihr euch eine gemeinsame Grundstruktur für alle anfallenden Informationen, die selbst am stressigsten Tag all diesen Anforderungen standhält.
Das gesamte Team ist miteinander vernetzt statt immer nur den Umweg über den Chef nehmen zu müssen. Dadurch steigen Motivation und Übersicht sprunghaft an, während Chefs gleichzeitig deutlich entlastet werden.
Eure neue Pinnwand,
jetzt live.
Die Beiträge sind eure neuen digitalen Aushänge und ersetzen neben der Pinnwand auch die Ablagefächer der Mitarbeiter, das Übergabebuch und zahlreiche Telefonate.
Das beschleunigt die Zusammenarbeit ohne zu hetzen, denn niemand wird dadurch mehr aus seiner Konzentration gerissen. Als Folge bringt ihr das Team schicht- und filialübergreifend auf einen gemeinsamen Stand und vermeidet doppelte Ausarbeitungen. Jeder Mitarbeiter ist in der Lage, alle bisherigen Informationen sofort im gesamten Kontext wiederzufinden, was die Sicherheit bei allen täglichen Abläufen massiv steigert und Fehler verringert.
Wie Perlen auf einer Kette
In einem Chat verliert ihr schnell den roten Faden, und findet später nur einzelne Bruchstücke wieder. Das ist nicht nur für Teilzeitmitarbeiter belastend.
In Teams eignet sich daher besser eine andere Methode: Die themenbasierte Bündelung von Nachrichten. Jeder Beitrag kann im apocollect Journal kommentiert werden, um neue Updates zum Thema zu verteilen, fest verknüpft mit der ursprünglichen Nachricht. Egal wie viele Ergänzungen oder Rückfragen zu einem Beitrag kommen: Alle sind chronologisch aufgereit wie die Perlen einer Kette. Dadurch fällt es jedem Mitarbeiter leicht zusammengehörige Nachrichten wiederzufinden. Alle Infos stehen immer im Kontext statt verstreut. Die Folge: Eine riesige Verbesserung beim Verständnis aller Abläufe.
E-Mail wie ein Pro
Mit der intelligenten Empfängerauswahl braucht ihr nicht wie in einem Chat immer an alle schreiben. Das reduziert den Nachrichtenstrom für alle Mitarbeiter und wichtige Inhalte werden zu 100% zugestellt und zuverlässig gelesen.
Legt wie bei einer Email fest, mit wem ihr diese Information teilen möchtet. Dadurch bleibt ihr flexibel und erreicht sekundenschnell alle, die es wissen sollen - und nur die. Auch vertrauliche Inhalte können so mit wenigen Mitarbeitern geteilt und besprochen werden.
Um es euch noch einfacher zu machen, müsst ihr nicht alle Mitarbeiter einzeln auswählen. Schreibt an vorher definierte Gruppen (z. B. Heimbelieferung, Marketing, ...), nur an bestimmte Berufe oder in Verbünden an eine oder mehrere Filialen.
Gelesen. Und verstanden.
Mit den besonders wichtigen Ankündigungen fordert ihr eine verbindliche Lesebestätigung an. Alle Empfänger müssen dann per Passwort oder PIN abzeichnen, ansonsten bleibt die Nachricht prominent angepinnt. Ihr könnt sehen, wer bereits bestätigt hat, wer noch nicht und auch mit einem Knopfdruck daran erinnern. Auch ein PDF-Export der Abzeichnungsliste steht bereit.
Kurze Umfrage, schnelle Antwort
Über die Umfragen könnt ihr schnell einen einen passenden Termin finden oder Meinungen zu einem Thema sammeln, anstatt langwierig herumzufragen. Unterscheidet dabei nach öffentlichen Umfragen oder anonymen Umfragen, bei der niemand sehen kann wer wie abgestimmt hat.
Holt das Beste aus eurem Team.
Eine Journalgruppe ist die beste Möglichkeit, um die Kommunikation zu einem Themenbereich zu bündeln. Ihr könnt Gruppen verwenden um Themen zu kategorisieren (Bsp. Verbandsnews, Hilfsmittel, ...), mit euch bestimmten Mitarbeitern in einem Expertenkreis zu organisieren (Bsp. Retax, Heimbelieferung, Marketing, ...) oder um die besten Ansprechpartner zu einem Thema zu bündeln. Wenn z. B. jemand eine Frage zu einer Rezeptur hat, schreibt er dann einfach an die Gruppe Labor & Rezeptur. Damit werden sofort alle Mitarbeiter angesprochen, die fit in Laborfragen sind - auch filialübergreifend.
Nach der Registrierung erhaltet ihr eine Arbeitshilfe und viele Beispiele, wie andere Apotheken sich in Journalgruppen effektiv organisieren.
Es kommt alles wieder.
Jeder Beitrag ist im Volltext durchsuchbar und so jederzeit wieder griffbereit. Wird ein älterer Beitrag neu kommentiert, wird er wieder ganz oben angezeigt. Auch deshalb entspricht apocollect den Anforderungen der ISO-Norm 9001:2015 „Wissen der Organisation“ und wird von vielen Auditoren und Pharmazieräten empfohlen.
In die Zukunft gedacht
Wenn neue Kolleginnen dazukommen, erhalten diese sofort Zugriff auf die richtigen Informationen und können die Infos zum Standort, ihrem Beruf oder ihren Arbeitsgruppen nachlesen. Dadurch fühlen sich neue Mitarbeiter schnell sicher + willkommen und ihr braucht viel weniger zu erklären.
👍 oder 🦄?
Jeder Beitrag kann mit verschiedenen Emojis als gelesen markiert werden, nicht nur mit dem Gefällt- mir-Daumen. Das ist keine Spielerei*, sondern es spornt euer Team nachweislich zu besten Leistungen an - denn jeder will die Auszeichnung „Einhorn“ erhalten. Und auch als Chef könnt ihr so schnell ein kurzes Feedback geben.
*Ok ein bißchen 🙂 Aber es soll euch ja auch Spaß machen.
WikiLinks
Ihr könnt Artikel aus eurem apocollect-Wiki oder QM-Dokumente direkt in euren Pinnwand-Beiträgen verknüpfen. Dadurch hat jeder Empfänger das passende Dokument sofort zur Hand. Besprecht mögliche Anpassungen oder lasst euch eine wichtige Änderung digital abzeichnen.
Lasst euch was anhängen
Scannt Dokumente, macht Fotos + Videos oder nehmt gespeicherte Dokumente und fügt sie eurer Nachricht an. Das geht auch per Drag & Drop. Viele Apotheken verteilen so sekundenschnell die News von Kammer, Verband und Kooperation an alle, die es wissen müssen.
Export als PDF
Druckt einen Beitrag oder die Umfrageergebnisse aus, wenn ihr doch mal etwas abheften möchtet. Oder dokumentiert als PDF, wer eine Ankündigung abgezeichnet hat.
Euer neues schwarzes Brett.
Mit dem optional buchbaren Dashboard macht ihr jeden Bildschirm zum schwarzen Brett: Über Touch-Monitore im Backoffice hat euer Team aktuelle Infos im Vorbeigehen im Blick, z. B. die neuen Beiträge, Umfragen und Ankündigungen. Dazu müsst ihr euch nicht mal einloggen.
Mit dieser Live- Informationszentrale behaltet ihr daher selbst an stressigsten Tagen den Überblick.
Hier klicken + gratis testen >
Der Chat
Während Beiträge an der Live-Pinnwand meist länger im Blick bleiben und auch ergänzt werden, überdauern Chats dagegen nur kurz. Das ist super für flüchtige Nachrichten, die kurz dringend sind und dann unwichtig werden. Dadurch bleibt das Journal übersichtlich und wird nicht mit Kleinigkeiten überschwemmt.
Unter vier Augen
Schreibt mit einer anderen Person am Handy oder PC und tauscht euch schnell mit Text, Fotos und Dokumenten aus, wie ihr es aus Messengern im Privatbereich gewohnt seid. Ihr seht wenn die Nachricht zugestellt wurde und wenn sie gelesen wurde.
In der Gruppe
Erstellt eine feste Gruppe und schickt euch schnelle Nachrichten hin- und her. Wie wird die neue Direktlieferung nochmal verbucht? Der Pflegedienst möchte heute später beliefert werden!
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Maximale Sicherheit ist immer inklusive.
So einfach wie WhatsApp...
apocollect ist so einfach zu verwenden, dass es das ganze Team verwenden kann. Jede Funktion ist dort, wo ihr sie erwartet. Das macht es euch einfach, apocollect als zentrale Wissensplattform zu etablieren.
...und so sicher wie Fort Knox
Jede Apotheke nutzt eine eigene isolierte und verschlüsselte Datenbank - für höchste Sicherheit. Die Daten werden mehrfach täglich und ausschließlich auf deutschen Servern gesichert.
Überall dort, wo ihr es braucht
apocollect kann als App auf dem Handy oder Tablet installiert werden, wordurch der Austausch schneller und mobiler wird. Auch Fotos können schnell ausgetauscht werden.
Mit dem apocollect PIN-Login sind alle Mitarbeiter genauso schnell an jedem Computer ein- und wieder ausgeloggt, so einfach wie in der Wartenwirtschaft. Und zwar auch dann, wenn ihr euch den PC mit allen anderen Kollegen teilt.
Optional könnt ihr mit dem apocollect Dashboard die neuesten Aktualisierungen, die heutigen Aufgaben und mehr direkt im Vorbeigehen sehen, ohne dass ihr euch dazu einloggen müsst. Durch diese Live-Informationszentrale bleibt es übersichtlich, selbst an den stressigsten Tagen.
